Foto: biancoblue/FreepikO ano de 2020 foi marcado pela pandemia que exigiu a tomada de várias medidas de adaptação para os novos cenários de negócios. Muitas dessas transformações melhoraram a eficiência e a produtividade das empresas e aceleraram os processos de inovação.
Na área da autorregulação, o programa de compliance tornou-se uma ferramenta ainda mais importante no ambiente corporativo ao longo de 2020. O trabalho em casa e a descentralização do escritório exigiu novas estratégias para o controle de conformidades nas empresas.
As mudanças geradas - maior uso da tecnologia de informação, crescimento dos canais de denúncias on-line e a preocupação com a política de dados - mostraram um novo potencial para o compliance que merece ser observado em 2021. O processo de retorno à normalidade e a necessidade de modernização estão entre os desafios do programa de compliance para o novo ano.
Em 2020, a maioria das empresas precisou adaptar suas operações às exigências de distanciamento social. Um dos efeitos mais visíveis, foi a ampliação do home office. A nova dinâmica exigiu uma transformação da maneira como as equipes de conformidade trabalham e incentivou a adoção de novas ferramentas, como software de compliance.
As transformações no espaço corporativo que ocorreram durante a pandemia tendem a ser parcialmente revertidas conforme a sociedade inicia um retorno à normalidade. Por isso, surge uma dúvida para as empresas em 2021: em que medida continuar com as novas políticas de compliance ou regressar para os moldes anteriores?
É importante ter em mente que essa decisão deve levar em consideração o modelo de compliance mais eficiente, sem ignorar os custos de uma nova transição.
A forma como a equipe de compliance trabalha deve se adaptar às novas dinâmicas, sem prejuízo da sua eficiência. Para isso, adotar um software de compliance pode ser uma medida inteligente. A ferramenta ajuda a trazer para o mundo digital o trabalho de reforço da conformidade dentro da organização.
Com o software de compliance, é possível automatizar tarefas cotidianas, como a coleta de assinaturas das políticas da organização. Ou seja, ele permite economizar tempo sem prejudicar a qualidade da execução das atividades.
Outro exemplo de uso de aplicações está na realização de treinamentos a distância. Desta forma, os colaboradores podem se atualizar a respeito das medidas de conformidade, utilizando seus aparelhos eletrônicos a qualquer hora e em qualquer lugar.
Mesmo após o fim da pandemia, a importância desta ferramenta permanece, uma vez que o home office possivelmente continuará sendo adotado nas empresas no futuro.
Existe uma tendência crescente de conscientização sobre o valor dos dados pessoais e, portanto, cobra-se cada vez mais uma postura responsável das empresas que têm acesso a essas informações. Além da questão de segurança, com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) em vigor desde setembro de 2020, existe o risco de sanções para aquelas empresas que não adotem as medidas legalmente exigidas para proteger os dados de clientes, fornecedores, colaboradores e outros atores da cadeia de operações.
Em 2021, as empresas têm o desafio de atualizar suas políticas de dados. Um bom ponto de partida é priorizar a contratação de um data protection officer, profissional responsável pela comunicação entre os titulares dos dados sensíveis da empresa e as autoridades de proteção de dados.
Uma das atividades que cabem à equipe de compliance é identificar potenciais infratores dentro da organização. No entanto, sem o contato direto com os funcionários nesse período de home office, esta tarefa torna-se mais difícil. Envolver outros trabalhadores nesse mapeamento é uma das estratégias para superar o obstáculo.
A empresa pode se beneficiar, implementando um canal de denúncias anônimas. Os funcionários sentem-se mais confortáveis para apresentar informações que permitirão identificar casos de infração, já que estarão protegidos contra eventuais retaliações. Por sua vez, a equipe de compliance terá mais facilidade para executar o mapeamento dos casos de não conformidade.
Estas são algumas das questões a que as empresas devem estar atentas no ano de 2021, para assegurar que seu programa de compliance atinja os objetivos, mesmo diante do atual contexto de incertezas e transformações.
