Um momento muito comum e guardado nos eventos corporativos ou mesmo no dia a dia da empresa é o famoso Coffee Break. Portanto, esse horário tem que ser planejado com bastante cuidado.
Lembre-se que esta também é uma etapa importante no seu evento e pode deixar péssimas impressões se não for levada a sério na hora de organizar.
Nesse sentido, trouxemos algumas dicas que podem te ajudar a organizar um Coffee Break impecável e garantir o sucesso deste importante momento do seu evento.
O Coffee Break, a famosa “pausa para o café” deixou de ser um simples cafezinho entre uma atividade e outra.
A verdade é que, hoje em dia, os Coffee Breaks estão cada dia mais completos e vão muito além de uma xícara de café para acordar.
Além disso, a importância desta pausa nos trabalhos não está somente em recarregar as baterias dos participantes. O Coffee Break é também uma ótima oportunidade de socialização e integração entre os convidados de um evento empresarial.
Apesar de muitos considerarem este momento como um detalhe na programação, a verdade é que organizar um Coffee Break, pode ser uma tarefa mais complicada do que parece. Isto se você quiser demonstrar toda a qualidade do seu evento, claro.
Para dar toda a atenção que este momento merece, separamos algumas dicas para organizá-lo sem erros.
A primeira e mais importante das dicas é não negligenciar o Coffee Break, achando que este momento não tem importância na organização do seu evento. Ou seja, essa é uma etapa que deve ser planejada com todo cuidado.
Segue algumas dicas para não errar ao organizar uma coffee break:
Embora não seja uma refeição completa, o Coffee Break deve oferecer uma boa diversidade de alimentos, tanto por questões nutritivas quanto por questão de gosto.
É sempre bom transmitir a ideia da preocupação com a saúde e bem estar dos participantes, por isso, o melhor é investir em alimentos leves e saudáveis e evitar alimentos muito pesados como as frituras.
Portanto, invista em sucos naturais e frutas de fácil consumo, que além de serem mais saudáveis deixam sua mesa mais bonita e atrativa. Essa pegada mais natural facilita ainda a inclusão dos vegetarianos e das pessoas com algum tipo de intolerância alimentar.
Você deve cuidar para que sejam montadas duas ou três mesas: uma para as bebidas e outra para a comida e, se necessário, uma terceira para frutas.
Cuide para que as mesas estejam forradas, de preferência com toalhas brancas ou em tons claros, o que demonstra maior cuidado com a limpeza e em posições que facilitem a circulação das pessoas.
Se puder, evite os itens descartáveis, pois além de evitar produção excessiva de lixo, isso traz mais sofisticação ao coffee break.
Para evitar que sobre ou falte comida, você deve calcular as quantidades por pessoa. Uma regra aconselhada para esse cálculo é definir o número de participantes e calcular ao menos 10% a mais, para não correr o risco de faltar nada.
Em linhas gerais, você não vai errar se calcular as quantidades da seguinte maneira:
Outro cálculo a ser considerado na organização do coffee break é a quantidade de mesas, nesse aspecto, considere uma mesa para cada 50 pessoas, para não causar muita aglomeração.
Ainda que os trabalhos sejam realizados em uma sala ampla, evite que o coffe break seja realizado no mesmo espaço.
Além de evitar que o cheiro de comida no ambiente atrapalhe a concentração dos participantes, realizar a refeição em outro espaço proporciona um melhor relaxamento.
Se possível, opte por um lugar naturalmente ventilado e com poltronas ou cadeiras mais confortáveis e, claro, com espaço para quem quiser circular.
Outra dica: Quando for definir o cardápio, considere o horário em que o Coffee break será servido: Se for mais próximo do café da manhã aposte em itens típicos desta refeição , como pão de queijo e cereais.
Já se o horário for mais próximo ao almoço, é possível servir itens mais “pesados”, como tortas salgadas e sanduíches mais incrementados. No caso de coffee breaks servidos à tarde invista em opções salgadas e tortas doces.
Contudo, se você quiser garantir um Coffee Break realmente impecável, uma boa opção é contratar esse serviço com um buffet completo especializado, que oferecerá qualidade na alimentação, diversidade no cardápio e toda estrutura e equipe necessária.
